Assistant(e) administratif(ve) (H/F)

Service

• Administration

 

Rattachement hiérarchique

• Direction / Expert-comptable associé

 

Relations fonctionnelles

• Les associés
• Les responsables de mission
• Les collaborateurs comptables et juridiques
• Les clients
• Les fournisseurs
• Les organismes extérieurs

 

Finalité du poste

Garantir le bon fonctionnement administratif du cabinet en assurant le suivi de la facturation, des dossiers clients, des lettres de mission, des relances clients ainsi que des services généraux. L’assistante administrative est un interlocuteur clé dans l’organisation quotidienne du cabinet et contribue à la qualité du service rendu aux clients.

 

Missions principales

1. Administration des dossiers clients

• Créer les nouveaux dossiers clients dans les différents logiciels du cabinet
• Mettre à jour les informations administratives
• Contrôler la complétude des dossiers
• Assurer le classement physique et numérique
• Garantir la fiabilité des bases de données

 

2. Facturation

• Préparer et établir les factures clients
• Contrôler les éléments de facturation
• Gérer les abonnements et les facturations récurrentes
• Traiter les demandes relatives aux factures
• Assurer le suivi des encaissements en lien avec la Direction

 

3. Relance clients

• Suivre les échéances
• Effectuer les relances amiables
• Mettre à jour le tableau de suivi
• Préparer les dossiers nécessitant une intervention de la Direction

 

4. Suivi des lettres de mission

• Préparer les lettres de mission
• Adresser les documents aux clients
• Assurer le suivi des signatures
• Effectuer les relances
• Archiver les versions signées
• Mettre à jour le tableau de suivi

 

5. Assistance de Direction

• Préparer certaines réunions
• Gérer les priorités
• Faciliter la coordination entre les différents interlocuteurs

 

6. Gestion du courrier

• Réceptionner le courrier
• Trier et distribuer les documents
• Préparer les expéditions
• Suivre les recommandés
• Numériser et classer les documents

 

7. Gestion des fournitures et services généraux

• Gérer les stocks de fournitures
• Passer les commandes
• Contrôler les livraisons
• Être l’interlocuteur des fournisseurs de services (papeterie, maintenance, téléphonie, etc.)
• Veiller au bon fonctionnement des espaces administratifs

 

Compétences techniques

• Maîtrise des outils Microsoft Office
• Maîtrise d’Outlook
• Utilisation des logiciels du cabinet (MY Unisoft, GED, CRM, etc.)
• Connaissance des procédures administratives
• Maîtrise de la facturation
• Bonne capacité rédactionnelle

 

Compétences comportementales

• Sens de l’organisation
• Rigueur
• Polyvalence
• Réactivité
• Gestion des priorités
• Sens du service client
• Confidentialité
• Esprit d’équipe
• Aisance relationnelle
• Discrétion

 

Autonomie

L’assistante administrative organise son activité de manière autonome dans le respect des procédures du cabinet. Elle alerte la Direction en cas de difficulté ou de situation nécessitant un arbitrage.

 

Responsabilités

• Fiabilité des informations administratives
• Respect des délais de facturation
• Suivi des relances clients
• Suivi des lettres de mission
• Bonne tenue des dossiers administratifs
• Qualité de l’organisation des agendas
• Gestion des services généraux

 

Indicateurs de performance (KPI)

• Taux de facturation réalisée dans les délais.
• Délai moyen de traitement des nouveaux dossiers.
• Taux de retour des lettres de mission.
• Montant des créances échues.
• Délai moyen des relances.
• Nombre d’erreurs administratives.
• Satisfaction des associés.
• Satisfaction des collaborateurs.
• Absence de rupture de stock des fournitures

 

Profil recherché

Formation

• Bac à Bac +2 (Assistanat, Gestion administrative, GEA, BTS Support à l’action managériale, BTS Gestion de la PME ou équivalent).

 

Expérience

• Première expérience souhaitée dans un cabinet d’expertise comptable, un cabinet d’avocats ou un environnement de services BtoB.

 

Classification (Convention collective des cabinets d’expertise comptable)

Le poste correspond généralement à un niveau Employé confirmé ou Technicien, selon :

• le degré d’autonomie
• la maîtrise des outils du cabinet
• la polyvalence
• la participation à l’amélioration des procédures administratives

La classification définitive est à déterminer en fonction de la grille de la convention collective applicable, des responsabilités confiées et de l’expérience de la personne recrutée.

 

Perspectives d’évolution

• Assistante de Direction
• Responsable administrative
• Office Manager
• Coordinatrice administrative
• Responsable de la facturation et de l’administration du cabinet